Z dniem 25 maja na terenie całej Unii Europejskiej wchodzi w życie tzw. RODO, czyli ROZPORZĄDZENIE PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.
Umowa zawierana między administratorem a procesorem, czyli podmiotem przetwarzającym dane jest zdecydowanie najważniejszym ogniwem współpracy między nimi. Sprawdź naszą propozycję wzoru umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych. Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych Błyskawiczny rozwój outsourcingu usług związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej oraz wejście w życie przepisów ogólnego rozporządzenia 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L 119 z r.) - dalej jako „RODO” spopularyzował umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych, zawieraną z podmiotami świadczącymi usługi kadrowe, księgowe, serwisu IT, ochrony mienia i osób, obsługę w zakresie BHP, prowadzenia zewnętrznego archiwum, przeprowadzania konkursów przez agencję reklamową na zlecenie klienta i inne. Takie podmioty stają się, w świetle prawa, podmiotami przetwarzającymi dane osobowe w imieniu i na zlecenie administratora danych. Podmiot, któremu powierzane są dane do przetwarzania nie staje się ich administratorem (chociaż ponosi odpowiedzialność tak samo, jak administrator), a jedynie wykonuje operacje na należących do administratora danych, w sposób i w celu ściśle przez niego któremu dane powierzono nie ma prawa ich wykorzystywać, do własnych celów (w szczególności dodawać ich do własnej bazy klientów/marketingowej oraz dalej udostępniać/sprzedawać. Nie może również wykorzystywać ich do promocji własnych produktów i usług). Powierzaniu może podlegać dowolna czynność na danych - od gromadzenia, przez edycję, przechowywanie, usunięcie. Umowa zawierana między administratorem a procesorem, czyli podmiotem przetwarzającym dane jest zdecydowanie najważniejszym ogniwem współpracy między nimi. Kto może być podmiotem przetwarzającym dane na zlecenie administratora danych. Ogólne rozporządzenie o ochronie danych jednoznacznie precyzuje, kto może być procesorem, tj. podmiotem przetwarzającym dane osobowe. Podmiotem przetwarzającym dane może być zatem: osoba fizyczna lub prawna, organ publiczny, jednostka lub inny podmiot, który przetwarza dane osobowe w imieniu administratora. Elementy umowy powierzenia przetwarzania danych Przepisy RODO oznaczają dla administratorów danych osobowych nową rzeczywistość w aspekcie umów powierzenia przetwarzania i wskazują wprost elementy, które umowa taka powinna zawierać. Mowa tutaj o art. 28 RODO, określającym podstawowy katalog obowiązkowych zapisów umowy powierzenia. Niedostosowanie zapisów umowy do nowych wymagań może rodzić szereg negatywnych konsekwencji, między innymi w postaci wysokich kar pieniężnych - zarówno po stronie administratora, jak i podmiotu przetwarzającego. Przechodząc do zakresu przedmiotowego umowy powierzenia należy zauważyć, że jej treść powinna zawierać następujące elementy: Określenie administratora danych, Określenie podmiotu przetwarzającego dane na zlecenie administratora, przedmiot przetwarzania, czas trwania przetwarzania, charakter i cel przetwarzania, rodzaj powierzonych danych osobowych (tu należy wpisać konkretne kategorie danych osobowych, przy czym wskazać należy czy są to dane zwykłe czy szczególne kategorie danych czy też takie, które dotyczą wyroków skazujących i naruszeń prawa). kategorię osób, których dane dotyczą (np. jeśli przetwarzaniu podlegają dane pracowników i kontrahentów to każda z tych grup stanowi odrębną kategorię osób). obowiązki i prawa administratora, obowiązki podmiotu przetwarzającego. Wymienione powyżej elementy to minimum, które powinna zawierać każda umowa. Nie jest jednak wykluczone, aby zawrzeć w niej jeszcze dodatkowe elementy, które będą stanowić dodatkowe zabezpieczenie. Przykładowo może to być wprowadzenie kar umownych za naruszenia ochrony danych przez przedmiot przetwarzający, wprowadzenie zasad przeprowadzania audytów lub określenie sposobów zakończenia współpracy w przyszłości. Warto w umowie powierzenia zawrzeć zapis o tym, w jakim terminie podmiot przetwarzający poinformuje administratora danych o zaistniałym naruszeniu bezpieczeństwa przetwarzanych danych osobowych (jeżeli takie wystąpi). To o tyle istotne, że Administrator Danych zobowiązany jest zgłosić takie naruszenie do organu nadzorczego (Urzędu Ochrony Danych Osobowych) w ciągu 72 godzin od momentu jego stwierdzenia. Sprawdź naszą propozycję wzoru umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych: Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych - wzór Oczywiście każda z sytuacji powierzenia będzie posiadała swoją specyfikę, wzór ten pomoże jednak w zrozumieniu najważniejszych elementów tej umowy. I jeszcze jedna ważna informacja: Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych powinna zostać sporządzona na piśmie. Możliwa jest również jej forma elektroniczna. Obowiązki administratora i podmiotu przetwarzającego W stosunku do poprzedniego stanu prawnego, nowością, którą wprowadziło RODO jest obowiązek spoczywający na administratorze danych, polegający na sprawdzeniu podmiotu, któremu mają zostać powierzone dane i dołożeniu szczególnej staranności przy jego wyborze. Zgodnie z art. 28 ust. 1 RODO administrator powinien korzystać wyłącznie z usług podmiotów, które zapewniają wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie spełniało wymogi RODO i chroniło prawa osób, których dane dotyczą np. pracowników, klientów, kontrahentów. Podmiot przetwarzający musi zapewnić przynajmniej taki sam poziom ochrony jak administrator danych, dokonywać regularnego szacowania ryzyka oraz być w stanie zapewnić ciągłość działania. W szczególności procesor powinien: zapewnić zachowanie tajemnicy przetwarzanych danych osobowych, zagwarantować odpowiednie bezpieczeństwo ich przetwarzania (środki zapewnienie bezpieczeństwa mogą obejmować np. pseudonimizację i szyfrowanie danych osobowych, zapewnienie poufności, integralności, dostępności i odporności systemów i usług przetwarzania, przywracanie dostępności danych w razie incydentu fizycznego lub technicznego, regularne testowanie i ocenianie skuteczności ww. środków), udzielić pomocy administratorowi w wypełnianiu jego obowiązków względem osoby, której dane dotyczą lub Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych RODO wprowadza również obowiązek usunięcia lub zwrotu wszelkich danych osobowych, a także usunięcia wszelkich ich istniejących kopii przez podmiot przetwarzający po zakończeniu przez niego świadczenia usług związanych z przetwarzaniem, chyba że prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego nakazuje przechowywanie danych osobowych. Audyty i kontrole u podmiotu przetwarzającego dane Administrator danych ma prawo do przeprowadzenia kontroli podmiotu przetwarzającego w zakresie zgodności jego działalności z przepisami RODO i obowiązującymi wymogami w zakresie ochrony praw osób, których dane są przetwarzane. Przeprowadzanie audytów i kontroli u kontrahentów, którym powierza się dane do przetwarzania, już teraz staje się coraz bardziej powszechnym zjawiskiem. W umowie powierzenia przetwarzania danych warto określić termin, w jakim Administrator danych powinien poinformować podmiot przetwarzający o planowej kontroli. Jednocześnie podmiot przetwarzający nie może korzystać z usług innego podmiotu przetwarzającego bez uprzedniej szczegółowej lub ogólnej pisemnej zgody administratora. Z jakimi podmiotami nie trzeba podpisywać umowy powierzenia przetwarzania danych Należy zaznaczyć, że umowy powierzenia nie trzeba podpisywać z podmiotami i instytucjami, które mogą otrzymywać dane osobowe od Administratora Danych na podstawie przepisów prawa (np. ZUS, Urząd Skarbowy, komornik, Policja, Prokuratura, etc.), ponieważ w tym przypadku mamy do czynienia z udostępnieniem danych osobowych, a nie ich powierzeniem. To o czym należy pamiętać w procesie podpisywania umowy powierzania danych osobowych i związanym z tym przekazywaniem danych to to, że przekazanie danych do powierzenia powinno nastąpić dopiero po zawarciu stosownej umowy, a nigdy wcześniej. Dalsze powierzenie przetwarzania danych osobowych Podmiot, któremu powierza się dane może, w pewnych sytuacjach, mieć potrzebę powierzyć te dane dalej, kolejnemu podmiotowi. Przykładem takiej sytuacji może być przekazanie przez biuro księgowe danych swoich klientów firmie, która dostarcza mu program informatyczny. Taką sytuację nazywamy podpowierzeniem. Możliwość dalszego powierzenia danych do przetwarzania przewiduje wprost samo rozporządzenie (art. 28 ust. 2 i 4). Dalsze powierzenie danych do przetwarzania następuje na podstawie umowy lub innego aktu prawnego, które podlegają prawu Unii lub prawu państwa członkowskiego. Może jednak wystąpić tylko pod warunkiem uzyskania szczególnej lub ogólnej pisemnej zgody administratora danych. Podmiot, któremu podmiot przetwarzający powierza dane do dalszego przetwarzania to tzw. podprocesor. Nałożone na niego obowiązki w zakresie ochrony danych osobowych pozostają takie same, jak te wymienione w umowie lub innym akcie prawnym między administratorem a podmiotem przetwarzającym. Taki „podprocesor” podlega w szczególności obowiązkowi zapewnienia wystarczających gwarancji wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie odpowiadało wymogom rozporządzenia RODO. Odpowiedzialność procesora wobec administratora za wypełnienie obowiązków, jakie wziął na siebie poprzez zawarcie z nim umowy, nie może być wyłączona poprzez zawarcie umowy o dalszym powierzeniu danych do przetwarzania. Jeżeli inny podmiot przetwarzający („podprocesor”) nie wywiąże się ze spoczywających na nim obowiązków ochrony danych, pełna odpowiedzialność za to obciąży procesora, który zawarł umowę z ADO. Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych - wzór
Odpowiedź: Podmiot przetwarzający nie musi spełniać obowiązku informacyjnego wobec osoby, której dane zostały mu powierzone. Obowiązki informacyjne leżą po stronie administratora danych. Te same zasady mają zastosowanie w przypadku dalszego podpowierzenia danych przez podmiot przetwarzający na rzecz dalszego podwykonawcy. Obowiązki
W związku z koniecznością przeprowadzenia szkolenia BHP dla naszych pracowników planujemy skorzystać z usług firmy szkoleniowej. Zastanawiamy się jednak, jak prawidłowo określić rolę naszą i tej firmy w procesie przetwarzania danych osobowych. Czy pracodawca w każdym przypadku, gdy kieruje pracownika na szkolenie (BHP, podnoszące kwalifikacje), powinien zawrzeć z firmą szkoleniową umowę powierzenia, o której mowa w art. 28 ust. 3 RODO? W celu ustalenia, czy w danej sytuacji mamy do czynienia z odrębnym administratorem, czy jednak istnieje konieczność zawarcia umowy powierzenia, należy przede wszystkim dokonać analizy okoliczności faktycznych z uwzględnieniem zadań określonych podmiotów wynikających z przepisów prawa oraz zawartej pomiędzy nimi umowy. Trzeba brać pod uwagę, jak w szczegółach realizowane są obowiązki przeprowadzenia szkolenia w konkretnym przypadku i jak pracodawca i firma szkoleniowa uzgodniły swoje role oraz zadania w zakresie przetwarzania danych, a także na ile samodzielnie i w jakich celach podmioty te przetwarzają dane w celach związanych ze szkoleniem. W wielu przypadkach, gdy następuje przekazanie realizacji zadania innemu podmiotowi, który realizuje je (także w zakresie przetwarzania danych) w sposób niezależny, samodzielnie decydując o sposobach i celach przetwarzania, a zadania i obowiązki tego podmiotu są dodatkowo dość szczegółowo określone w przepisach prawa, istnieją podstawy do uznania ich za odrębnych administratorów. Powierzenie przetwarzania powinno mieć natomiast miejsce wówczas, jeśli zewnętrzny podmiot przetwarza dane w imieniu administratora, w celach i w sposób przez niego określony. W niektórych przypadkach warto zwrócić uwagę na rozwiązanie określone w art. 26 RODO, tj. instytucję współadministrowania. Zgodnie z art. 94 pkt 4 ustawy Kodeks pracy, pracodawca jest obowiązany w szczególności zapewniać bezpieczne i higieniczne warunki pracy oraz prowadzić systematyczne szkolenie pracowników w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy. Natomiast zgodnie z brzmieniem § 4 ust. 1 rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy, szkolenie może być organizowane i prowadzone przez pracodawców lub, na ich zlecenie, przez jednostki organizacyjne prowadzące działalność szkoleniową w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy. Pracodawca może zatem realizować obowiązek nałożony na niego w art. 94 pkt 4 Kodeksu pracy samodzielnie lub za pośrednictwem firmy zewnętrznej (korzystając z jej usług). Firma zewnętrzna w procesie przetwarzania może występować w roli organizatora szkolenia, o którym mowa w § 4 pkt 1 rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy. W § 5 pkt. 1-6 tego rozporządzenia zostały określone obowiązki organizatora szkolenia. Należy do nich zapewnienie: programu poszczególnych rodzajów szkolenia opracowanego dla określonych grup stanowisk; programu szkolenia instruktorów w zakresie metod prowadzenia instruktażu - w przypadku prowadzenia takiego szkolenia; wykładowców i instruktorów posiadających zasób wiedzy, doświadczenie zawodowe i przygotowanie dydaktyczne zapewniające właściwą realizację programów szkolenia; odpowiednich warunków lokalowych do prowadzenia działalności szkoleniowej; wyposażenie dydaktyczne niezbędne do właściwej realizacji programów szkolenia; właściwy przebieg szkolenia oraz prowadzenia dokumentacji w postaci programów szkolenia, dzienników zajęć, protokołów przebiegu egzaminów i rejestru wydanych zaświadczeń. Jednostka organizacyjna prowadząca działalność szkoleniową w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy, realizując nałożone na nią w ww. rozporządzeniu obowiązki, przetwarza dane pracownika w związku ze sporządzaniem protokołów z przebiegu egzaminów i rejestru wydanych zaświadczeń oraz w zakresie nawiązania współpracy (zawarcia stosownych umów) z wykładowcami i instruktorami posiadającymi zasób wiedzy, doświadczenie zawodowe i przygotowanie dydaktyczne zapewniające właściwą realizację programów szkolenia (§ 5 pkt. 3 i 6 ww. rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy). W tym zakresie zasadnie można uznać, że przetwarza dane jako administrator w rozumieniu przepisów o ochronie danych osobowych. Odnosząc się do zagadnienia, kto jest administratorem w przypadku „szkoleń podnoszących kwalifikacje pracowników”, wskazuję, że również w tym wypadku należy dokonać analizy, kto podejmuje decyzje w zakresie kluczowych kwestii dla danego procesu przetwarzania. Na przykład, rola pracodawcy, który kieruje swoich pracowników na szkolenie, może ograniczać się tylko do rozdysponowania formularzy przygotowanych przez firmę, która oferuje szkolenie, a wszystkie kluczowe decyzje co do procesu przetwarzania danych należą do firmy szkoleniowej. Warto nadmienić, że pomocą w dokonywaniu oceny ról poszczególnych podmiotów są Wytyczne Europejskiej Rady Ochrony Danych w sprawie pojęć administratora i podmiotu przetwarzającego na gruncie RODO ( Warto zwrócić uwagę na schemat zamieszczony w załączniku nr 1 (Annex 1, str. 46), zawierający pytania ułatwiające dokonywanie tej oceny. 2020-10-15 Podmiot udostępniający: Departament Orzecznictwa i Legislacji Wytworzył informację: Monika Młotkiewicz 2020-10-15 Wprowadził‚ informację: Edyta Madziar 2020-10-15 11:10:28 Ostatnio modyfikował: Edyta Madziar 2020-10-15 12:26:10
Wszelkie istotne kwestie powierzenia przetwarzania danych osobowych winny zaś zostać uregulowane w umowie zawartej pomiędzy podmiotem przetwarzającym a administratorem (zgodnie z art. 28 RODO). Najistotniejszą cechą podmiotu przetwarzającego, jest to, iż działa on na zlecenie administratora (w jego imieniu i na jego rzecz).
Biura rachunkowe często nie zdają sobie sprawy z konieczności ochrony danych osobowych pozyskanych od swoich klientów. Przepisy o ochronie danych osobowych nakładają bowiem wiele obowiązków. Ponadto nakładają duże sankcje pieniężne dla podmiotów niestosujących się do ochrony danych osobowych i nierespektujących wprowadzonych regulacji. Prowadząc biuro rachunkowe, warto przygotować się do właściwej ochrony danych osobowych. Czy każdemu potrzebna jest umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych w biurze rachunkowym? Dane osobowe przetwarzane w biurze rachunkowym Dane osobowe przetwarzane w biurze rachunkowym mają źródło w powierzonych przez klientów dokumentach pracowniczych, umowach, fakturach czy wyciągach bankowych. Do kategorii przetwarzanych przez biura rachunkowe danych osobowych i zbiorów danych zawierających informacje gospodarcze, a nawet tajemnicę handlową mogącą zawierać klauzulę poufności, w szczególności należą dane o wielkości transakcji klienta, dane jego kontrahentów, dane jego pracowników czy jego samego. Dane osobowe umożliwiające zidentyfikowanie osoby, to dane takie jak numery PESEL czy dane z kopii dowodów osobistych. Niewłaściwe zabezpieczenie danych osobowych przez udostępnianie ich osobom postronnym czy przetwarzanie danych przez pracowników bez oparcia o właściwą politykę bezpieczeństwa informacji naraża biura rachunkowe na dużą odpowiedzialność materialną. Biuro rachunkowe jest zobowiązane zabezpieczyć pozyskane dane. Przetwarzanie ich musi odbywać się zgodnie z umową oraz przy praktykowaniu nawyków takich jak aktualizowanie wewnętrznych regulacji (regulaminów) w tym zakresie, inwentaryzację sprzętu i oprogramowania, okresowe analizy, minimalizowanie ryzyka dostępu do danych osób niepowołanych, dbanie o posiadanie stosownych uprawnień przez osoby przetwarzające dane, szkolenia, monitorowanie dostępu, utworzenie zasad gwarantujących bezpieczną pracę, zgłaszanie incydentów oraz przeprowadzanie okresowych audytów. Należy pamiętać, że klient przekazujący dane osobowe dla biura rachunkowego pozostaje administratorem tych danych. To on jest zobowiązany do zachowania staranności w celu ochrony danych swoich kontrahentów. Biuro rachunkowe ma za to zadanie dokładać wszelkiej staranności, żeby przetwarzanie danych było zgodne z przepisami prawa. Właściwym zabezpieczeniem obu stron - klienta i biura rachunkowego, określającym ich prawa i obowiązki w sprawie ochrony danych osobowych, jest umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych. Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych w biurze rachunkowym Biuro rachunkowe przetwarza dane na podstawie zawartej z klientem umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych. Umowa powierzenia może być załącznikiem do obowiązującej w biurze rachunkowym polityki bezpieczeństwa oraz występować obok właściwej umowy o świadczenie usług księgowych. Podpisywana jest więc między biurem rachunkowym a klientem, który chce skorzystać z usług biura rachunkowego, powierzając mu wszystkie dokumenty potrzebne do prowadzenia jego spraw, a które zawierają zwykłe i wrażliwe dane osobowe. Oprócz elementów oczywistych w umowie, takich jak określenie miejsca i daty jej zawarcia, wskazania stron jako zleceniodawcy-klienta i wykonawcy-biura rachunkowego, podpisów - należy zadbać o właściwie sformułowane postanowień umowy ze względu na jej przedmiot - ochronę danych osobowych. Przedmiot umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych w biurze rachunkowym Ważnym elementem umowy jest oświadczenie klienta - osoby prowadzącej działalność gospodarczą (przedsiębiorcy) - w tym przypadku zleceniodawcy dla biura rachunkowego o fakcie, że jest on administratorem danych osobowych na podstawie ustawy. To on deklaruje, że przetwarza dane zgodnie z obowiązującymi przepisami. Potwierdza on, że cel umowy jest bezpośrednio związany z jego działalnością gospodarczą lub zawodową. Na podstawie tej umowy określa, że powierza zgromadzone dane osobowe wykonawcy, którym jest biuro rachunkowe, które zobowiązuje się do przetwarzania powierzonych mu danych w celach wyłącznie określonych w tej umowie. Jest to przedmiot, esencja umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych. Zakres umowy i cel powierzenia przetwarzania danych osobowych w biurze rachunkowym Jak zostało wspomniane powyżej, przedmiotem umowy jest zgodne z obowiązującymi przepisami prawa korzystanie z powierzonych przez klienta danych osobowych. Celem powierzenia danych jest prawidłowe świadczenie usług przez biuro rachunkowe. Udostępnienie przez klienta danych i przekazanie ich często odbywa się za pośrednictwem systemu informatycznego. Należy pamiętać o uwzględnieniu tego sposobu w umowie. Należy też wskazać, że wtedy biuro rachunkowe może przechowywać powierzone dane. Oświadczenie biura rachunkowego o niekorzystaniu z powierzonych danych w innych celach niż umowne to kolejna ważne postanowienie umowy. Klient może określić, że powierzenie danych osobowych następuje z wyłączeniem pewnych danych. Prawa i obowiązki stron umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych w biurze rachunkowym Obie strony zobowiązują się w umowie do przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych i przepisów aktów wykonawczych do tej ustawy. Biuro rachunkowe zobowiązuje się stosować środki techniczne i organizacyjne, które mają zapewnić ochronę przetwarzania danych powierzonych przez klienta. Najważniejszym aspektem jest nieudostępnianie danych osobom nieupoważnionym i niwelowanie zagrożenia, że ktokolwiek przejmie dane, będąc nieuprawnionym. Istotna jest również ochrona przed uszkodzeniem lub zniszczeniem danych. Możliwe jest wskazanie w umowie, że biuro rachunkowe może powierzyć przetwarzanie powierzonych danych innym podmiotom, na co klient wyraża zgodę. Biuro rachunkowe musi ponadto zadbać, by wybrany przez siebie dostawca usług informatycznych był renomowany, co ma zagwarantować maksymalny stopień ochrony danych osobowych. Podmioty odpowiedzialne za przetwarzanie danych muszą być obecne w biurze rachunkowym i udostępniać klientowi dane na jego wniosek. W przypadku zmiany kompetentnych do tego podmiotów biuro rachunkowe jest zobowiązane poinformować klienta o tym fakcie. Podpowierzanie danych można przekazać tylko podmiotom gwarantującym należyte wypełnianie obowiązków, co należy zawrzeć w umowie. Okres obowiązywania umowy o powierzenie danych i jej rozwiązanie Datą zawarcia umowy jest dzień podpisania umowy przez biuro rachunkowym z klientem. Określony czas, wskazujący datę od - do, będzie okresem świadczenia usług księgowych. Od chwili zawarcia umowy do czasu, na który została zawarta obowiązują jej postanowienia. Biuro rachunkowe musi przechowywać dane osobowe przez wskazany w umowie okres, nawet po rozwiązaniu umowy. Rozwiązanie umowy może nastąpić na podstawie przewidzianych przesłanek lub jeśli umowa świadczenia usług na to zezwala, to w każdym czasie. Wówczas wszystkie powierzone dane powinny zostać zwrócone. Odpowiedzialność stron za zobowiązania umowy Biuro rachunkowe jest odpowiedzialne za powierzone dane, ale w dalszym ciągu ich administratorem pozostaje klient. Biuro nie może dopuścić do udostępnienia danych osobom nieupoważnionym, przejęcia danych przez osobę nieuprawnioną czy do uszkodzenia i zniszczenia danych. Dodatkowe informacje jako postanowienia końcowe umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych w biurze rachunkowym Warto zaznaczyć, że w sprawach spoza postanowień umownych zastosowanie mają przepisy o ochronie danych osobowych, regulaminy świadczenia usług w danym biurze rachunkowym oraz przepisy Kodeksu cywilnego. W końcowych postanowieniach można zawrzeć umowę prorogacyjną, czyli określenie konkretnego sądu (należy go wskazać), który będzie właściwy do rozstrzygnięcia ewentualnego sporu. Można zaznaczyć również możliwość wprowadzania zmian do umowy, ale należy podać, jaką formę musi przyjąć taka zmiana - najczęściej w umowach wskazuje się, aby wszelkie zmiany były wprowadzane w formie pisemnej pod rygorem nieważności.
UMOWA powierzenia przetwarzania danych osobowych W dniu __.__.2022 r., w Warszawie pomiędzy: Zarządem Zasobów Mieszkaniowych Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji z siedzibą w Warszawie, przy ul. Chełmskiej 8A, Nr NIP: 521 – 31 – 59 – 655, REGON: 017342084, zwanym dalej
Z kim muszę podpisywać umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych? (kurier, poczta, księgowa, operator płatności, hosting) W codziennej praktyce sklepy internetowe do realizacji swoich celów biznesowych bardzo często korzystają z usług firm zewnętrznych. W związku z tym pojawia się problem dostępu do danych i ich przetwarzania przez osoby trzecie. Sprzedawcy internetowi mają w związku z tym obowiązek zabezpieczenia danych osobowych swoich klientów przed ich bezprawnym wykorzystaniem poprzez spełnienie ustawowo określonych obowiązków. Zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych, administrator danych osobowych może powierzyć przetwarzanie danych innemu podmiotowi w drodze umowy zawartej na piśmie – czyli tzw. umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych. Czym jest powierzenie danych? Przetwarzanie danych osobowych jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa, na co wskazuje bezpośrednio art. 23 ust. 1 pkt 2 ustawy o ochronie danych osobowych. Powierzenie przetwarzania danych uregulowane jest w art. 31 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych. Art. 31 ust. 1 Administrator danych może powierzyć innemu podmiotowi, w drodze umowy zawartej na piśmie, przetwarzanie danych. Polega ono na tym, że administrator danych powierza w drodze pisemnej umowy ich przetwarzanie – w całości lub w części – innemu podmiotowi. Oznacza to, że administrator nie musi sam wykonywać wszystkich czynności związanych z procesem przetwarzania danych osobowych. Najczęściej umowy powierzenia przetwarzania danych zawierane są np. w celu dochodzenia wierzytelności lub w związku ze zleceniem innemu podmiotowi realizacji części zadań administratora (tzw. outsourcing). W pewnym uproszczeniu chodzi o przekazanie innej firmie zebranych przez administratora danych osobowych po to, by ta firma zrobiła coś z tymi nimi w jego imieniu i na jego rzecz. Czy przekazując dane zawsze je powierzam? Są sytuacje gdy prowadząc działalność administrator przekaże dane osobowe osobie trzeciej, która będzie je przetwarzać w swoim własnym imieniu i na swoją rzecz. W tej sytuacji będziemy mieli do czynienia z udostępnieniem danych – może to mieć miejsce np. w przypadku sprzedaży bazy danych. Udostępnienie jest przekazaniem danych innemu podmiotowi (odbiorcy danych), który staje się ich administratorem, zaś powierzenie polega na przetwarzaniu danych przez podmiot, który nie jest administratorem tych danych. Komu mogę powierzyć przetwarzanie danych osobowych? Hosting Duża część sklepów internetowych, ze względu na wysokie koszty, nie utrzymuje własnych serwerów, lecz wynajmuje od wyspecjalizowanych firm świadczących usługi hostingu. Wówczas dane osobowe klientów sklepu są przetwarzane przez inną firmę w jej systemie informatycznym. Definicja przetwarzania w ustawie o ochronie danych osobowych jest jednoznaczna: są to „jakiekolwiek operacje wykonywane na danych osobowych”, a wśród nich także „utrwalanie” i „przechowywanie”. Księgowość Prowadzenie dokumentacji księgowej nierozerwalnie wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych klientów oraz osób zatrudnionych w sklepie internetowym. Wprawdzie zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych nie trzeba rejestrować zbiorów danych osobowych, które służą tylko do przetwarzania danych w celu wystawienia faktury, jednak wymogi dotyczące zabezpieczenia zbiorów danych osobowych, o których mowa w art. 36 ustawy, odnoszą się do wszystkich zbiorów, w których przetwarzane są dane osobowe. Art. 36. 1. Administrator danych jest obowiązany zastosować środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych odpowiednią do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną, a w szczególności powinien zabezpieczyć dane przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem ustawy oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem. Obowiązek zabezpieczenia danych nie jest zatem uzależniony od celu przetwarzania, rodzaju podmiotu będącego administratorem, jak również przywilejów, do których należy zwolnienie administratorów danych z obowiązku rejestracji określonego typu zbiorów. Dlatego tak ważne by podpisując z firmą zewnętrzną umowę na obsługę księgową, sklep internetowy oraz biuro księgowe obok umowy określającej zasady współpracy w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, zawarli ze sobą odrębną umowę, której przedmiotem będzie powierzenie przetwarzania danych osobowych. Poczta Polska Jeśli e-sklep przekaże dane osobowe Poczcie Polskiej w celu realizacji usług pocztowych, Poczta będzie przetwarzać je zgodnie z art. 23 ust 1 pkt 2 ustawy o ochronie danych osobowych na podstawie ustawy Prawo Pocztowe i jest ich administratorem. Art. 23. ust 1. Przetwarzanie danych jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy: osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę, chyba że chodzi o usunięcie dotyczących jej danych, zezwalają na to przepisy prawa, jest niezbędne osobie, której dane dotyczą, w celu wywiązania się z umowy, której jest stroną, lub na jej życzenie w celu podjęcia niezbędnych działań przed zawarciem umowy, jest niezbędne do wykonania określonych prawem zadań realizowanych dla dobra publicznego, jest niezbędne do wypełnienia usprawiedliwionych celów administratorów danych, o których mowa w art. 3 ust. 2, a przetwarzanie danych nie narusza praw i wolności osoby, której dane dotyczą. Jednak w przypadku realizacji usług niestanowiących usług pocztowych, przekazanie Poczcie Polskiej danych osobowych klientów podmiotów zewnętrznych wymagać będzie podpisania umowy powierzenia zgodnie z art. 31 ww. ustawy. Wówczas dopiero Poczta Polska stanie się procesorem, tj. podmiotem, któremu administrator danych osobowych powierzył przetwarzanie danych osobowych w celu i zakresie przewidzianym w umowie. 1. [Prawo Pocztowe] Tajemnica pocztowa obejmuje informacje przekazywane w przesyłkach, informacje dotyczące realizacji przekazów pocztowych, dane dotyczące podmiotów korzystających z usług pocztowych oraz dane dotyczące faktu i okoliczności świadczenia usług pocztowych lub korzystania z tych usług. 2. Do zachowania tajemnicy pocztowej są obowiązani: operator; osoby, które z racji wykonywanej działalności mają dostęp do tajemnicy pocztowej. Kurier Firmy kurierskie jako podmioty świadczące usługi pocztowe nie posiadają statusu administratora danych, jaki nadaje Poczcie Polskiej ustawa Prawo Pocztowe, toteż powierzając dane kurierowi staje się on procesorem, a zatem niezbędne jest podpisanie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych z takimi podmiotami, w przypadku korzystania z ich usług. Operator płatności Sklepy internetowe często korzystają z firm obsługujących płatności elektroniczne. Firmy te jak np. PayU nie wymagają podpisywania umów papierowych, wymagają jedynie zaakceptowania regulaminu (w nim zawarte są zasady powierzania danych). np. § 16 regulaminu PAYU: DANE OSOBOWE 3. W związku z zawarta Umową, Partner powierza PayU przetwarzanie danych osobowych osób, które są umocowane do dokonywania czynności w imieniu Partnera lub do wykonywania wszystkich praw i obowiązków Partnera. 5. Powierzenie PayU przez Partnera przetwarzania danych osobowych osób, o których mowa w § 16 ust. 3 Regulaminu, następuje na czas trwania Umowy, następuje w celu świadczenia przez PayU usług w ramach Umowy (w tym usług płatniczych) oraz obejmuje dane osobowe niezbędne do realizacji tego celu. W przypadku płatności elektronicznych, do powierzenia najczęściej nie dojdzie, gdyż korzystając z nich to Klient sam wprowadza swoje dane osobowe na stronie pośrednika płatności. Dropshipping Sklepy internetowe coraz częściej korzystają z modelu dropshippingu opierającego się na wysyłce kupionego w e-sklepie towaru bezpośrednio z hurtowni. Decydując się na takie rozwiązanie należy podpisać z hurtownią umowę o powierzeniu przetwarzania danych osobowych, która ureguluje kwestie związane z przekazaniem danych w celu realizacji zamówień i która to zawiera informacje o przekazaniu danych przez sklep – hurtowni oraz nakłada na przetwarzającego obowiązki związane z zapewnieniem odpowiednich środków gwarantujących bezpieczeństwo danych. To tylko przykładowe z możliwych przykładów powierzenia przetwarzania danych w e-sklepie. Do powierzenia może dojść również w innych przypadkach np. podczas korzystania z oprogramowania w chmurze tzw. SaaS (do fakturowania czy też system CRM) czy też chociażby w przypadku korzystania z usług obsługującej newsletter (np. FreshMail, MailChimp). Forma umowy powierzenia danych osobowych Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych powinna zostać zawarta na piśmie (ale jest to forma zastrzeżona dla celów dowodowych). Powinna ona określać przede wszystkim rodzaje operacji na danych osobowych i cel przetwarzania danych, a także prawa i obowiązki zarówno administratora danych, jak i procesora. Podsumowanie Korzystając z usług podmiotów zewnętrznych e-sklep powinien trzymać rękę na pulsie. W każdej z tych sytuacji bowiem może dojść do naruszenia bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych jego klientów. Wybierając sposób przekazania danych osobowych osobom trzecim, e-sklep powinien pamiętać o podstawowych różnicach pomiędzy udostępnieniem a powierzeniem przetwarzania danych i wszelkimi wynikającymi z tego konsekwencjami. W takich sytuacjach, będąc administratorem danych, e-sklep musi zawierać pisemne umowy o powierzeniu danych z podmiotami zewnętrznymi. Jest to szczególnie ważne z uwagi na fakt, iż jest on odpowiedzialny nie tylko za wypełnienie poszczególnych obowiązków wynikających z ustawy przez siebie samego, ale także przez podmiot, któremu te dane powierzył.
Jeśli chodzi o formę dokumentu, który będzie regulował przetwarzanie danych osobowych, to odpowiedź znajdziemy w art. 28 ust. 9 RODO. Przepis ten mówi, że umowa ta ma formę pisemną, w tym formę elektroniczną. Oznacza to, że inna forma, w tym, np. ustna, tych wymogów nie będzie spełniała. W konsekwencji umowa taka byłaby
Opis Produkt obejmuje indywidualne przygotowanie przez prawnika dla sprzedawcy internetowego umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych zgodnych z RODO (ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych). Produkt skierowany jest do sprzedawców internetowych chcących dostosować swój sklep internetowy do wymogów stawianych przez RODO. W ramach zakupionego produktu otrzymasz usługę przygotowania dopasowanej umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych zgodnej z rozporządzeniem RODO. Usługa jest standardowo realizowana w ciągu 5-9 dni roboczych od dnia otrzymania płatności. Produkt jest skierowany do standardowych sklepów internetowych, które mają siedzibę na terytorium Polski, nie przetwarzają danych wrażliwych oraz nie przekazują danych poza UE. Jeżeli zależy Ci na szybszej realizacji usługi lub innym zakresie, to skontaktuj się z nami i dostosujemy usługę do Twoich potrzeb. Nasi prawnicy są do Twojej dyspozycji! Zadzwoń lub napisz – chętnie pomożemy: 61 847 55 18 kontakt@ Rozporządzenie RODO, to dokładnie rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) Rozporządzenie RODO wskazuje szereg wymaganych informacji, które należy udostępnić osobie, której dane dotyczą. RODO ustala także zasady przetwarzania danych osobowych, którymi musimy się kierować przy ich przetwarzaniu, w tym wymogi dotyczące uzyskiwanej zgody na przetwarzanie danych osobowych. Przetwarzanie przez podmiot przetwarzający odbywa się na podstawie umowy lub innego instrumentu prawnego, które podlegają prawu Unii lub prawu państwa członkowskiego i wiążą podmiot przetwarzający i administratora, określają przedmiot i czas trwania przetwarzania, charakter i cel przetwarzania, rodzaj danych osobowych oraz kategorie osób, których dane dotyczą, obowiązki i prawa administratora. Ta umowa lub inny instrument prawny stanowią w szczególności, że podmiot przetwarzający: przetwarza dane osobowe wyłącznie na udokumentowane polecenie administratora – co dotyczy też przekazywania danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej – chyba że obowiązek taki nakłada na niego prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego, któremu podlega podmiot przetwarzający; w takim przypadku przed rozpoczęciem przetwarzania podmiot przetwarzający informuje administratora o tym obowiązku prawnym, o ile prawo to nie zabrania udzielania takiej informacji z uwagi na ważny interes publiczny; zapewnia, by osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych zobowiązały się do zachowania tajemnicy lub by podlegały odpowiedniemu ustawowemu obowiązkowi zachowania tajemnicy; podejmuje wszelkie środki wymagane na mocy art. 32; przestrzega warunków korzystania z usług innego podmiotu przetwarzającego, o których mowa w ust. 2 i 4; biorąc pod uwagę charakter przetwarzania, w miarę możliwości pomaga administratorowi poprzez odpowiednie środki techniczne i organizacyjne wywiązać się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą, w zakresie wykonywania jej praw określonych w rozdziale III; uwzględniając charakter przetwarzania oraz dostępne mu informacje, pomaga administratorowi wywiązać się z obowiązków określonych w art. 32–36; po zakończeniu świadczenia usług związanych z przetwarzaniem zależnie od decyzji administratora usuwa lub zwraca mu wszelkie dane osobowe oraz usuwa wszelkie ich istniejące kopie, chyba że prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego nakazują przechowywanie danych osobowych; udostępnia administratorowi wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków określonych w niniejszym artykule oraz umożliwia administratorowi lub audytorowi upoważnionemu przez administratora przeprowadzanie audytów, w tym inspekcji, i przyczynia się do nich. Chcesz się dowiedzieć więcej o samym RODO w sklepie internetowym? Zapraszamy do lektury wpisu na naszym blogu: Polityka prywatności sklepu internetowego zgodna z RODO – zmiany ważne dla Sprzedawców Internetowych Dlaczego warto skorzystać z naszych usług? Nasi prawnicy ciągle się doskonalą, a kontakt z blisko 4000 Sprzedawców internetowych pozwala im poznać najróżniejsze problemy prawne związane z prowadzeniem sklepu internetowego. Naszym celem jest znalezienie jak najlepszego rozwiązania dla naszych Klientów. Kim jesteśmy Jesteśmy zespołem prawników specjalizujących się w zagadnieniach prawa e-commerce, doradzając i pomagając w prowadzeniu sklepu internetowego zgodnie z prawem. Zajmujemy się również przygotowywaniem umów dla przedsiębiorców z branży e-handlu i IT. Przez 7 lat działalności w obsłudze sklepów internetowych, pomogliśmy już ponad 4 000 klientom zabezpieczyć swoje interesy pod kątem prawnym. Sprawdzone sklepy mogą liczyć na nadanie certyfikatu „Sklep Prokonsumencki”, którym wyróżniamy rzetelnych i profesjonalnych sprzedawców internetowych. Przed rozpoczęciem prac zawsze staramy się dobrze poznać potrzeby naszego Klienta, a w razie potrzeby doradzamy konieczność wprowadzenia zmian lub modyfikacji do przyjętego modelu prowadzenia sklepu, czy też serwisu. Naszą dewizą jest dbałość o spokój i bezpieczeństwo naszych Klientów tak, aby mogli się oni skupić na prowadzeniu swojego biznesu. Poznaj opinie sprzedawców internetowych o nas Stwierdzamy, że wybór serwisu był jak najbardziej trafny i przyczynił się do tego, że w sposób profesjonalny dbamy o prawa Konsumenta, co wpływa również na wizerunek naszej firmy. Rekomendujemy firmę Netlibre Sp. z jako solidnego partnera. Wojciech Lipka, Sklep ArtColor W imieniu SmartMedia Sp. z mam przyjemność polecić usługi firmy Netlibre Sp. z z siedzibą w Poznaniu właściciela marki „ (…) Zlecenie przygotowania regulaminu i polityki prywatności dla nowo otwieranego sklepu internetowego powierzone ww. firmie, zostało wykonane terminowo i profesjonalnie. Firmę możemy polecić jako profesjonalnego i solidnego wykonawcę. Bartosz Sobolewski, Sklep Polecam serwis jako profesjonalnego i rzetelnego partnera biznesowego. Nasza firma współpracowała z serwisem przy opracowywaniu regulaminu dla naszego sklepu internetowego. Współpraca przebiegła bez komplikacji i z zachowaniem najwyższego profesjonalizmowi. Dziękuję i polecam firmę jako godnego zaufania partnera biznesowego. Roman Godek, Sklep Chantal Nasi eksperci są regularnie cytowani w mediach
Czy z Pocztą Polską należy zawrzeć umowę powierzenia dla usług PURDE i PUH? Stanowisko IOD zawiera odpowiedź na pytanie: Czy w związku ze świadczeniem przez Pocztą Polską publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE) oraz publicznej usługi hybrydowej (PUH) należy zawrzeć umową powierzenia przetwarzania danych, o jakiej mowa w art. 28 RODO?
RODO | 16 marca 2020 Wiele osób, interesując się tematem ochrony danych osobowych, spotkało się z informacją o obowiązkach związanych z zawarciem umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych. Czym jest taka umowa i kto powinien ją podpisać, aby nie łamać przepisów RODO?Co to za umowa?Mówiąc najprościej, przedmiotem omawianej umowy jest uregulowanie kwestii powierzenia innej osobie przetwarzania danych osobowych, których administratorem jesteśmy my, a więc takich, które nasi klienci lub inne osoby nam przekazały. Zatem jeśli mamy potrzebę przekazania lub udostępnienia takich danych innej firmie lub osobie z którą współpracujemy należy podpisać z nimi umowę o powierzeniu danych osobowych. Obowiązek podpisania umowy nakłada art. 28 ust. 3 RODO, według którego:Przetwarzanie przez podmiot przetwarzający odbywa się na podstawie umowy lub innego instrumentu prawnego, które podlegają prawu Unii lub prawu państwa członkowskiego i wiążą podmiot przetwarzający i administratora, określają przedmiot i czas trwania przetwarzania, charakter i cel przetwarzania, rodzaj danych osobowych oraz kategorie osób, których dane dotyczą, obowiązki i prawa administratora. (…)Z kim musimy podpisać taką umowę?Umowę o powierzeniu przetwarzania danych jesteśmy zobligowani podpisać z każdym podmiotem, któremu przekazujemy dostęp do zbioru danych osobowych. Obecnie ciężko wyobrazić sobie funkcjonowanie firmy bez współpracy z innymi podmiotami, które będą miały dostęp do przetwarzanych danych. Przykładowo taka sytuacja będzie mieć miejsce, jeśli zlecamy firmie zewnętrznej obsługę księgową lub wykupujemy hosting dla naszej strony internetowej. Inne przykłady to obsługa newslettera lub fanpage dla naszych klientów przez zewnętrzną firmę marketingową, wysyłka mailingu, przekazanie komputera do serwisu itp. W każdym z podanych przypadków przekazujemy dane osobowe naszych klientów czy użytkowników zewnętrznej firmie, która ma potencjalną możliwość dostępu do tych danych. Jak podpisać taką umowę?Doradza się, aby umowę podpisać pisemnie albo poprzez podpis elektroniczny, ewentualnie w formie akceptacji regulaminu, którego częścią będzie właśnie taka umowa (jest to praktyka np. firm hostingowych). Czy w ogóle warto podpisywać umowę o powierzeniu danych?Po pierwsze, obowiązek ten nakłada na nas Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych RODO. Po drugie, prawidłowo skonstruowana umowa ochroni nas w sytuacji, gdyby z winy zewnętrznego współpracownika dane wyciekły lub zostały skradzione. Co powinna zawierać taka umowa?Niezbędne elementy takiej umowy to:oznaczenie stron,rodzaj danych osobowych oraz kategorie osób, których dane dotyczą,przedmiot i czas trwania przetwarzania,charakter i cel przetwarzania,obowiązki i prawa administratora,na jaki czas zawieramy umowę,data sporządzenia, by zawrzeć w treści umowy klauzule o tym, że podmiot przetwarzający zobowiązuje się przetwarzać dane wyłącznie w granicach objętych w umowie, posiada odpowiednie środki, by dane te zabezpieczyć oraz, że bierze odpowiedzialność za zawinione podpisania umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych należy dochować nie tylko ze względu na taki obowiązek nałożony przez przepisy RODO, ale też ze względu na ewentualne ryzyko wycieku danych z winy podmiotu, któremu powierzamy przetwarzanie. Brak umowy z pewnością będzie okolicznością obciążającą administratora danych osobowych. Posiadanie umowy może natomiast w sposób zrównoważony określić zasady odpowiedzialności w takich sytuacjach.
cTDjr. z48228wgbn.pages.dev/221z48228wgbn.pages.dev/199z48228wgbn.pages.dev/139z48228wgbn.pages.dev/227z48228wgbn.pages.dev/357z48228wgbn.pages.dev/347z48228wgbn.pages.dev/153z48228wgbn.pages.dev/204z48228wgbn.pages.dev/180
umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych z pocztą polską rodo
